Есть ежедневные архивы, они называются допустим так:
2021-04-01
2021-04-02
2021-04-03
...
Могут быть пропуски, если архив не сформировался.
1, 2, 3 числа месяца запускается скрипт.
Его задача:
1. Удалить архивы, которые старше месяца.
2. Взять самый ранний архив и скопировать его в папку Месячные

Но это задание тоже может не отработать.
В принципе можно создавать файл 2021-03.flg если задание отработало (месячный флаг).

Но как-то это все сложно. Проще как-то можно выдергивать месячные архивы?

проще сделать разные папки для ежедневных и месячных архивов и разные задачи со своим расписанием.
Из папки ежедневных архивов удалять файлы старше месяца ежедневно.
Из папки ежемесячных - ежедневно удалять файлы старше года.
По надежности наверно ничем не хуже. А сложность меньше.
Флаг создавать только если в папке ежедневных архивов меньше 20 файлов. Типа уже неделю ежедневная архивация не происходит. С указанием числа архивов. А лучше емейл слать или смс.
С месячными архивами - аналогично. Если меньше 10 осталось - слать смс, что уже 2 мес нет ежемесячной копии.
Правда при запуске системы спамить будет каждый день первое время. Ну это издержки производства

(2) А какими средствами это делать?
Кобиан хорошая вещь или есть получше?

(1) Гению это не поможет. У него бекап не всегда делается

(2) Кобиан хорош для 7-ки, ну или внешние файлы бекапить. А 8-ку принято бекапить средствами скуля

(4) А если пока скуль не нужен?
А разве скрипты для рар или зип нельзя написать?

(2) Нормально для файловых баз. Несколько лет полёт нормальный

Бери оскрипт да пиши

(7) есть экзекутор от 1С

(6) Да что-то в последнее время отчеты по почте плохо приходят по вечерам. Как-то странно то по одной базе не придет то по другой

(0) строчек 30 на Питоне. Ещё и вебдав можно прикрутить при желании.

Это дескать подход к диф варианту что ли