Всем привет.
Ситуация такая, пришел новый главбух и переложил обязанность контролировать документы от поставщиков на сотрудников.

К примеру, на админе висят поставщики: заправка картриджей и закупка копм.оборудования. Так вот если ошибка в документах не верно указали реквизиты или документы вообще забыли прислать, то именно админ должен связываться с поставщиком и решать этот вопрос. Это правильно?

(0) да, правильно

Да. Везде так

(0) А по твоему кто это должен делать? Другое дело что при приемки девочка должна проверять правильность заполнения, и если она приняла документы, то это уже косяк бухгалтерии. Т.е. дальше она может попросить тебя, а ты можешь отказаться

А так админ и так связывается с поставщиком,у него все связи и контакты. Бухгалтера понятие не имеют кто это. Кому проще довести сделку до конца?

Компооборудвние - админ
Остальное отлел закупок

Вот это поворот. Не знал.
Походу прошлый главбух просто нас разбаловал.

(3) Я правильно понимаю, если бухгалтер или кладовщик принял ошибочные документы, то уже переход в ответственность бухгалтерии?

(0) В большинстве случаев так и есть. Но могут быть особенности.
Вообще всё зависит от того как выстроены бизнес-процессы в компании. В крупных компаниях по каждому договору (как входящему так и исходящему) есть ответственный, который и определяет  - кто конкретно будет отвечать за озвученные тобою вопросы. Например, может быть отдельный отдел материально-технического обеспечения, который организует все закупки для нужд предприятия (в том числе для административно-хозяйственных). Тогда за бумажки отвечает этот отдел, который и общается с бухгалтерами, требуя от админа только приёмки оборудования (что всё в наличии) и взятия под материальную ответственность (если требуется).

(7) Зависит от конкретных обстоятельств. Не будь буквоедом.
Конкретная ситуация: Админ нашел поставщика ООО "Рога&Ко", договорился с их менеджером Васей о поставке. Получил оборудование и комплект документов, которые криво оформлены.
Кот быстрее истребует выправленные документы - админ или девочка из бухгалтерии, которая потратит полдня на поиски этого самого Васи (если админ вообще соизволит передать информацию о существовании этого Васи), который выписывал документы от "Рога&Ко"?

(0) да, правильно,
у нас еще штрафуют на сотрудников, если работает с "Рогами и Копытами". которые кривые документы не в срок предоставляют.

(0) поищи в этом плюсы
теперь ты будешь выбирать поставщиков, а значит и откаты будут твои

(11) если поставка ниже 200 тыс, то на откате больше головной боли заработаешь, чем денег

(7) И что ты скажешь, что я не буду выполнять распоряжения буха, потому что в другой фирме вот такие порядки, отличные от наших?

(12) почему?

(14) копейки получаются, я не вижу смысла на меньшее, чем  20 тыс договариваться

(15) 10 тыщ - это дневная зп. неплохо

(9) А Вася еще и менеджер! О-о

(3) ответственный сотрудник (архивариус, начальник архива). В его обязанности должен входить контроль всех получаемых (подписанных) документов и их соответствующее хранение в течение нужного срока

(10) конфа допиливается на раз два. И смело можно выкатывать документы по ответственным, которые не получены в срок.

(16) у них может откаты не каждый день.

(19) в справочнике контрагенты просто указываешь ответственного менеджера и всё. бухи раз в месяц отчет делают и коммерческий всем звездюлей раздает

(0) Правильно, в крупных конторах по другому работать не может в принципе.

но разве админ занимается закупкой картриджев?
Вроде нач ИТ/админов должен

(0) >> переложил обязанность контролировать документы от поставщиков на сотрудников

Обычное дело, когда всё контролирует исполнитель по договору со стороны Заказчика. Это может быть айтишник, закупёр или бухгалтер, в зависимости от должностной инструкции и масштабов деятельности.

(0) как бы доки от поставщика это первичка на основании которой ...начисляются расходы.Так что правильность первички ...компетенция бух.

Админ скорее счёт на картридж распечатать и отнести...опять же в бух.

Плюс .в подразделении бухучета есть целый участок называемый взаиморасчетами с поставщиками/покупателями где может работать не один человек.

Админ обычно ничего не знает о правильности оформления  документов. И по обязанностям знать не должен. У поставщика документы оформляют обученные бухи, в организации документы принимают обученные бухи. На кой ляд тут нужна прокладка из админа? Пускай бухгалтерия звонит в бухгалтерию поставщика, и напрямую долбит, чего им там не нравится и в каком виде надо.

(28) документы на реализацию оформляют менеджеры по продажам, а приходуют кладовщики, бухгалтерия только проверяет правильность заполнения документов и телеграфирует ответственным лицам об их правильности

(29) ну ок. А админ тут в каком месте?

Админ занимается закупкой только в небольшой компании или у кого в компании бардак, потому, что печатать счета и передавать в финансовый отдел должны только специально уполномоченные на это люди. Закупками занимается или отдел закупок по заявкам, созданным начальником отдела ИТ или самим начальником отдела ИТ.

В моём представлении начальник ИТ, или ещё какой админ, не должен вникать в дебри составления документов. Его дело составить тех.задание, принять товар в соответствии с тех.заданием. Но не в бух. документах пересчитывать количество реквизитов, и выискивать ошибки в ИНН поставщика

(32) нет, он не должен, бухгалтерия возвращает начальнику ИТ документы с требованием заменить и списком, что нудно исправить, начальник ИТ передает этот список менеджеру с которым работает.

а что в документах бывает не в порядке?
наши реквизиты не те?

(0) программисты в конторе поставщика не обновили сч/ф вовремя  )))

(35)--->(34)

(0) Не уверен, что админ должен, но кто-то в отделе должен этим заниматься, иначе концов не найдешь. Если большие объемы, обычно этим занимается специальная девочка. =)

(0) с точки зрения главбуха - правильно, потому что тот, кто контактирует с поставщиком, того и ответственность. НО!
Мне в свое время очень понравилось это мнение (на мой взгляд, оно 100% правильное):

Вы путаете ИТ с хозяйственным отделом + договорным + юристами + бухгалтерией

в плане закупок

задача ИТ спланировать закупку нужного оборудования, подготовить спецификацию, отдать в договорной отдел
задача договорного отдела найти поставщика оформить договор и т п
задача бухгалтерии оплатить по договору
задача завхоза видимо тоже знаете

если у вас в фирме ИТ занимается хозяйственной деятельностью

закупками катриджей - расходников
отслеживанием цен - переговорами с поставщиками
готовите договора - ведете их - оформляете
занимаетесь запросами + подготовкой бухгалтерских документов для оплаты
услуги связи - ну ладно - а что имеется ввиду - прокладка проводов с перфоратором руках ?
встречаете грузы ? сами их доставляете в офис


то кто у вас занимается ИТ ?

Хозяйственный отдел ставит сервера и сопровождает 1с вносит патчики ?
а Юристы сами конфигурируют сеть , настраиваю CISCO ставят FireWall ?
Бухгалтерия видимо в домен пользователей заводит, поддерживает и разрабатывает программное обеспечение


А не пробовали все это по местам расставить?
согласно проф деятельности

http://www.sql.ru/forum/237663/kakie-funkcii-i-obyazannosti-u-nachalnika-it-otdela

(38) Ты должен не только отрыть работы, но и закрыть, приняв на себя ответственность и подписав акты выполненных работ.

Все предельно просто

(38) а волга впадает в каспийское море.
Я так понимаю и з/п вам не бухгалтер считает, а расчетчик. И на работу вас принимает кадровик, а учетом оборудования занимается исключительно бухгалтер по ОС.
Это я к тому что такое явление как совмещение должностей при отсутствии штатной единицы вам знакомо?

И да в маленьких фирмах часто бывает что менеджеры сами прокладывают кабели ставят сервера, а некоторым видать корона жмет забрать документы вместе с оборудованием

за контроль первоначального наличия первички (и возможно за правильность овормления, но не факт!) - отвечает отдел закупок/отдел продаж. Документы не поступили (не приняты нашей бухгалтерией) = сделка не закрыта.

Роль закпщика по ИТ может выполнять админ если так заведено в компании. А может быть так: админ ищет контору (где правильные комплектующие и прорчее) - и дает данные и перечень закупа буххгалтерии/отделу закупа.

Вообще, конечно, имхо, обеспечение конторы потребными ресурсами - не дело админа или ИТ отдела. Их дело - обеспечить работоспособность инфраструктуры исходя из имеющихся ресурсов. И !своевременно! подавать заявки на получение требуемых ресурсов. А иначе "ну не шмогла я, не шмогла!!!" - и весь склад стоит полдня потому что не нашлось 15 тыс закупить партию этикеток когда надо было заблаговременно. в результате не то чтобы потери - а нервотрепка и локальный понос в азовском море и тараны всякие итшников с бухами итд

как-то так

(33) и че за фигня? и начИТ утрясает с менеджером поставщика с которым работает АктСверкиВзаиморасчетов?

если нормально сделано - в базе у поставщика в комментарии (на самый худой вариант) коммент типа
мменеджер по продажам картриджей = Семенов, тел.1111

Бухня пусть и утрясает документы.

Жестоко поддерживаю, что тот кто не занимается ПРЯМЫМ ОПРИХОДОВАНИЕМ ЦЕННОСТЕЙ В БУ - не обязан знать тонкости оформления первички. Вот привезли на склад, кладовщик пересчитал груз, принял. и подписал. а кто там стоит в ГРУЗОПЕРЕВОЗЧИКЕ - наша подрядная компания или грузоперевозочная компания поставщика - ему какой дело до этого?

(40) а у меня в Одессе дядя дворником работает...

"Это я к тому что такое явление как совмещение должностей при отсутствии штатной единицы вам знакомо? "

Мне знакомо другое явление. Когда ты тот самый "руководитель ИТ", у тебя 15 площадок по всей стране (из них половина в режиме 24*7).
В подчинении один сисадмин и один программист.
И вот в то время когда ты молишься, чтобы программист не уволился, а сисадмин не заболел, к тебе подходит главбух и говорит, что оплачивать счета за СВЯЗЬ не будем, пока не будут устранены недочеты в 20 копеек в квартальной сверке за картриджи :)))) В этот момент, когда рука тянется за клавиатурой, чтобы ей набить ...ло того самого главбуха, знаешь, ооочень слабо вспоминается про корону :)
Поэтому в ....пу такие "компании" с их "совмещением пять в одном".

Если отдела закупок нет - первичный заказчик и разруливает косяки.

>к тебе подходит главбух и говорит, что оплачивать счета за СВЯЗЬ не будем, пока не будут устранены недочеты в 20 копеек в квартальной сверке за картриджи

Не надо утрировать. В подобной дебильнейшей ситуации главбух шлётся лесом, описание всех рисков неоплаты услуг связи доводится до гены, руководитель ИТ берёт попкорн и наблюдает, как гена сношает главбуха во все дыхательные и пихательные.

(44) По 20 копеек - Такое возможно если сисадмин берет деньги из кассы и сам оплачивает. Обычно или за нал, но в черную, и тогда нет актов сверки, или всё белое, но по безналу. А если все белое, то есть документы в бухгалтерии, есть оплаты по банку, которые тоже бухгалтерия осуществляет, так что расхождения быстро выявляется и тогда бухгалтер высылает свой акт сверки с комментариями (где расхождения). Сис админ тут не нужен. Обычная рутинная работа бухгалтера

Так что пример явно притянут за уши и оторван от реальности

И да если бухгалтер отказывается оплачивать счет на связь который согласован с генеральным директором, потому что хочет быть вахтером, то не думаю что директору понравиться бухгалтер, который оспаривает его распоряжения и срывает работу фирмы.

P.S. хотя у нас было такое пару раз, когда бухгалтера забывали оплатить счет на связь и начинается поиск крайних - "а это потому что отдел ИТ нам счет не дал", но правдо почему то всегда находиться счет с подписями который принесли еще неделю назад

(47) реальность она разная. Бывает вплоть до полного идиотизма.

(48) в идеале в такие случаях ставят ЭДО, где записано в какой момент какой счет передан в бухию

(25) (28) Абсолютно солидарен
Админ - это технический специалист, он знает как оборудование и софт настраивать. Если что то неверно в бух. документах админ должен сказать своим бухам:"Со стороны поставщика нас курирует Вася Пупкин, его телефон ХХХХХХХХ, звоните". На этом все. Вникать в тонкости заполнения документов, контролировать их правильность - не его задача.

(33) Нафига возвращать доки нач. ИТ ?
Почему сразу не связываться с поставщиком ? Для чего нужны какие то прокладки ?

(40) Коллега, представьте аналогичную ситуацию со стороны ИТ
В какой то момент нач. ИТ переложит обязанность контроля работоспособности оборудования на сотрудников. Вот стоят в бухгалтерии компы, принтера, хабы, беперебойники и т.д.
И с завтрашнего дня каждый сотр отвечает за работу того, чем пользуется. Сломался у буха комп - ну так он же на твоем месте, сам и чини, выясняй причины. Сдох хаб - ну в бухгалтерии же, значит всей комнатой думайте что делать ...
Как вам такое ? Абсурд ? Вот именно, такой же как возлагать на админа ответственность за правильность бух. первички.

Вывод: сапоги должен тачать сапожник, а пироги печь пирожник. Админ должен помочь буху быстро связаться с нужным лицом у поставщика. Далее бух сам решает проблему.

В реальности конечно может быть любой лядский цирк, но правильная организация работы расписана выше.

(0) Мна абсолютно дозвезды что и как написано в документах - мне важна железка конкретная, лицуха на прогу и т.п.
Документы - епархия бухни, и они несут ответственность за их, документов, правильное оформление.

(51) Почему абсурд? У нас был успешный опыт когда на удаленном филиале менеджер по телефону устанавливал сервер. Ну т.е. нажимал далее, далее и с экрана ошибки читал.
Это было быстрее, дешевле и проще, чем гнать админа с помощником за 1500 км
Или у вас у каждого принтера стоит ИТ-ник и в случае если бумага закончилась вставляет новую пачку?
Да и опять таки на удаленных филиалов вполне себе менеджеры без ИТ отдела следят за состояние картриджей и заказывают заправку у сторонних фирм без привлечения ИТ -отдела. Да и в головном офисе, опер отдел, который до поздна печатает, имеет у себя в тумбочки запасной картридж и в случае если ночью закончился тонер, они вполне спокойно достают из запасов, меняет, печатает тестовую страницу и с утра ИТ-ники забирают на заправку старый картридж

пока никто не заставляет админов вводить первичку в базу

В большинстве случаев контролировать документы от поставщиков, сводится к контролю их получения и передачи в бухгалтерию. Если админ получает запчасти то получает и документы на нее. И далее должен обеспечить их передачу в бухгалтерию, зачастую они с гарантиями или вообще в каком не будь мусоре так и валяются.

(53) Описанные вами случаи не требуют вмешательства ИТ ни при каком способе организации работы
А если не бумага кончилась, а принтер выключился и не печатает, кто занимается этим случаем ? Опер.отдел ?

(56) Так никто админа не заставляет сводить баланс