Например есть задача, вместо Васи теперь будет согласовывать Петя(всегда). Как получить список шаблонов с нужным согласующим?

заапросом

не использовать Васю в адресации. .И петю не использовать. Ролевая адресация рулит

Может использовать "Делегирование прав"?

"Для временной передачи прав одного пользователя другому используется делегирование прав.
Делегирование прав настраивается администратором в справочнике Делегирование прав.
Можно делегировать все права пользователя или только права на определенные области делегирования."

(3) Это не делегирование, замена согласующего постоянная

Кроме того сам Вася лишается своих прав и делегировать ему нечего

ТС, все равно интересно зачем Васи-Пети в процессах?

(6) Пережитки прошлого. Сейчас наверное на Петю ничего завязывать не будем, завяжем на Роль, но Васю в шаблонах надо найти и убрать