как лучше провести в торговле следующие операции.
на водителей получили смарт-карты по бензину,

80 000 мы оплачивали по счету, есть акт приема-сдачи этих карт(см вложение). Всего 4 карты (три карты по 25000 руб - они у водителей, и одна карта на 5000 руб - она резервная, лежит у нас). Сами карты бесплатные. Водители приносят чеки когда заправляются по картам - в чеках также пишется кол-во и стоимость топлива , также в чеке пишется остаток денег по карте.

учитывает бензин залитый где ?
списание его как происходит ?

Нарисуй табличку, что хочешь видеть, тогда сможешь нормально сформулировать задачку.Из сабжа пока не понятно.

оплатили поставщику

он нам выдал карты

мы их отдали водителю

он отчитывается за бензин

(1)
на бензоколонке
списание с подотчетником происходит авансовым отчетом
списание бензина требованием накладной

а как в управлении торговлей отражаются операции с денежными документами, вот оттеда и отталкивайтесь

в бухгалтерии вот так

1. Поступление денежных документов (Поступление от поставщика). Счет учета 50.03.
2. Оплата поставщику карточки документом платежное поручение исходящее(прочие расчеты с контрагентами)
3. Выдача денежных документов(операция Выдача подотчетному лицу) - это выдача карты водителю.
4. Получение бензина по карточке через Авансовый отчет.
5. Приобретенные ГСМ относяться на расходы Требованием - накладной.

а как в УТ